2.1. Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.

2.2. Autorización:Consentimiento, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

2.3. Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por Incolpro Ltda., dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Este aviso podrá formar parte de formularios de solicitud de información, encuestas o consultas donde debe estar disponible para el acceso por parte del titular. Este aviso estará disponible en el sitio web http://incolpro.com/policy-forms, donde podrá ser consultado por el titular.

2.4. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

2.5. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2.6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

2.7. Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.8. Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

2.9. Datos sensibles:Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.

2.10. Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

2.11. Habeas Data: El derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

2.12. Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos.

2.13. Titular: Es una persona que por derecho natural y constitucional tiene plena autonomía sobre su información personal y que en consecuencia tiene plena facultad para compartir o restringir el derecho a conocer u utilizar su información.

2.14. Transferencia: La operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez se conviertes en responsable del tratamiento de esos datos.

2.15. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

3.1. Principio de legalidad:El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;

3.2. Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe informarse al Titular;

3.3. Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán obtenerse o divulgarse sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

3.4. Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

3.5. Principio de transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

3.6. Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

3.7. Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

3.8. Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

3.9. Principio de Transferencia:La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

A través de esta política, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, Incolpro Ltda. propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Incolpro Ltda., como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, en especial la información biométrica, si se estableciere, y las imágenes captadas por las cámaras de seguridad; trata la información de todas las personas (en adelante“Titulares”) que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales. Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de Incolpro Ltda.

En el acceso a los recursos tecnológicos y la red computarizada disponibles en la empresa se garantiza y respeta la intimidad y confidencialidad. Todos los usuarios al hacer uso de los recursos tecnológicos lo harán con ética, legalidad, responsabilidad, eficacia y eficiencia.

La política para el tratamiento de datos personales tiene como propósito dar cumplimiento a lo señalado la Ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en cuanto al tratamiento de datos e información personales de las personas naturales.Incolpro Ltda. recopilará, usará, modificará, empleará, mantendrá, transmitirá a través de correo electrónico, correspondencia física, mensajes de texto, llamadas y en general, tratará la información y datos personales suministrados por el titular, con los siguientes propósitos:

5.1.Mantener la seguridad de los usuarios de la empresa, así como sus visitantes.

5.2.Controlar el acceso y salida de los visitantes a la empresa.

5.3.Vigilar mediante cámaras de seguridad los diferentes espacios de la empresa, con el propósito de identificar conductas de riesgo, constitutivas de delito o que pongan en peligro a los empleados, usuarios y visitantes de la empresa.

5.4.Registrar la actividad de la empresa para el evento de que se requiera probar la entrada, salida o permanencia de una persona en un lugar determinado.

Los derechos de los niños y adolescentes tendrán la mayor prioridad para Incolpro Ltda. La información de menores de 18 años sólo se recibirá con autorización escrita de uno de sus padres o el tutor legal.

8.2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

8.3. A los terceros autorizados por el titular o la ley.

9.2. Visitantes: Por un año, al fin del cual la información correspondiente a un visitante que no ha ingresado a la empresa en un plazo de doce meses, los registros actualmente se realizan en formato papel, pero se podrían realizar en base de datos computarizada.

9.3. Imágenes: Permanecen en los DVR de la empresa por un lapso aproximado de un (1) mes al cabo de las cuales se borran automáticamente para ceder el espacio a nuevas imágenes. La duración depende de una condición técnica que es la capacidad del DVR.

10.2. Derecho de actualización, rectificación y supresión: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Incolpro Ltda.

10.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización proporcionada al responsable para el tratamiento de sus datos.

10.4. Derecho a ser informado por Incolpro Ltda. del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

10.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Incolpro Ltda. ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

10.6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; para que el titular pueda recurrir a este mecanismo deberá haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Incolpro Ltda.

11.2. Imágenes tomadas con las cámaras de video. Se colocarán carteles informativos (Avisos de Privacidad) para que los visitantes estén informados que están siendo grabados. Su permanencia al alcance de las cámaras se entenderá como autorización para realizar el tratamiento de sus imágenes.

11.3. Niños y adolescentes: Deberán presentar autorización autenticada de uno de sus padres o tutor legal, junto con prueba de filiación o de tutoría.

11.4. Comunicados oficiales a través de correo electrónico:

12.2. Se incluirá la siguiente nota automática en el pie del correo:

13.2. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o mediante poder debidamente autenticado.

13.3. Para tales efectos, el titular de datos personales o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico Gerencia@incolpro.com En la página http://incolpro.com/policy-forms donde el Incolpro Ltda. provee los formularios necesarios para las peticiones que tengan a bien realizar los titulares.

13.4. El titular o quien esté legitimado para el ejercicio de sus derechos, en su solicitud, deberá identificarse debidamente mediante la mención de los siguientes datos:

13.5. Un titular, captado por las cámaras de seguridad, podrá pedir que se le suministre gratuitamente la porción de video en la que se encuentra, siempre y cuando no haya otros titulares, ya que en ese caso se requeriría la autorización de todos y cada uno de ellos para poder hacer dicha entrega; Si no fuere posible obtener la autorización de todos los titulares y el titular solicitante, aún desea la copia, deberá cancelar el servicio de difuminado o desvanecimiento digital de los demás titulares, ya que el Incolpro Ltda., debe proteger los derechos de todos los titulares.

13.6. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

14.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;

14.3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

14.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

14.5. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al responsable del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

14.6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al responsable del Tratamiento;

14.7. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

14.8. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;

14.9. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

14.10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

14.11. Exigir al Encargado del Tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de los titulares;

14.12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;;

14.13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14.14. Incolpro Ltda., adoptará un sistema de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de esta política, así como el manejo de las consultas y los reclamos que pudieran ocurrir.

Incolpro Ltda. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

Los titulares evaluarán si las nuevas condiciones les son convenientes, en caso contrario podrán ejercer sus derechos para cancelar su permanencia en la base de datos.

Incolpro Ltda. solicitará con antelación a la recolección y/o al momento de informar la implementación de la POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES al titular de la información y datos, su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando los medios que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en los artículos 7 y 8 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que le sean aplicables.

LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES descrita e implementada por el Incolpro Ltda. regirá a partir del mes de 7/27/2021 y su vigencia se extenderá hasta que sea razonablemente necesaria para llevar a cabo los fines anteriormente señalados.

El Incolpro Ltda. ha delegado a asistente administrativa como encargada de la administración y tratamiento de datos personales. Los datos de contacto son: Correo electrónico: incolproadmonph@gmail.com